Case Study: AI bij Accountantskantoor Van den Berg
Een middelgroot accountantskantoor met 15 medewerkers zocht naar manieren om de administratieve last te verminderen. De oplossing? Intelligente documentverwerking.
De Uitdaging#
Het probleem:
- 300+ facturen per week handmatig verwerken
- Hoge foutgevoeligheid bij data-entry
- Medewerkers besteedden 40% van hun tijd aan repetitief werk
- Groeiende werkdruk zonder ruimte voor extra personeel
De wens:
- Meer tijd voor advieswerk
- Minder fouten
- Schaalbaarheid zonder personeelsuitbreiding
De Oplossing#
We implementeerden een AI-gestuurde documentverwerkingspijplijn:
- Automatische scanning - Facturen worden gescand en herkend
- Data-extractie - AI haalt relevante velden op
- Validatie - Systeem controleert op inconsistenties
- Integratie - Data stroomt naar het boekhoudsysteem
De Implementatie#
Week 1-2: Analyse van bestaande processen en dataformaten Week 3-4: Configuratie en training van het AI-model Week 5-6: Pilotfase met 50 facturen per dag Week 7-8: Volledige uitrol en finetuning
De Resultaten#
| Metric | Voor | Na | Verbetering |
|---|---|---|---|
| Verwerkingstijd per factuur | 4 min | 30 sec | 87% |
| Foutpercentage | 3% | 0.3% | 90% |
| Uren per week | 25 uur | 5 uur | 80% |
Wat het team zegt#
"In het begin was ik sceptisch. Nu vraag ik me af hoe we het ooit zonder deden. Ik kan me eindelijk focussen op wat ik leuk vind: klanten adviseren." - Senior Accountant
De investering#
De totale investering werd terugverdiend binnen 4 maanden. De jaarlijkse besparing bedraagt nu meer dan het drievoudige van de implementatiekosten.
Lessons Learned#
- Begin met de meest tijdrovende, repetitieve taak
- Betrek het team vanaf dag een
- Plan voor een leercurve
- Meet resultaten en deel ze breed
